Wer schreibt, denkt ein zweites Mal

Ein gutes Gespräch ist vorbei.

Alle nicken. Die wichtigsten Punkte scheinen klar. Man hat sich verstanden, vielleicht sogar eine Entscheidung getroffen und geht mit einem ziemlich guten Gefühl auseinander.

Und zwei Tage später?

Das Interessante daran: Niemand muss unaufmerksam gewesen sein.

Vielleicht haben einfach mehrere Menschen dasselbe Gespräch erlebt – und trotzdem Unterschiedliches daraus mitgenommen.
Genau deshalb lohnt es sich, nach einem guten Gespräch noch einmal kurz zu schreiben.

Nicht, weil wir mehr Bürokratie brauchen.

Sondern weil Schreiben etwas mit unserem Denken macht.

Ein Gespräch fühlt sich oft klarer an, als es ist

Während eines Gesprächs passiert ziemlich viel gleichzeitig.
Wir hören zu, reagieren, interpretieren, beobachten unser Gegenüber, entwickeln eigene Gedanken und versuchen nebenbei noch herauszufinden, worauf das Ganze eigentlich hinausläuft.

Unser Elefant verarbeitet dabei jede Menge Eindrücke.
Der Reiter versucht, Ordnung hineinzubringen.
Und am Ende entsteht häufig ein Gefühl von Klarheit.

Nur ist gefühlte Klarheit nicht unbedingt gemeinsame Klarheit.

Solange Gedanken gesprochen werden, können kleine Unschärfen erstaunlich gut nebeneinander existieren.
Erst wenn wir versuchen, das Besprochene in wenige Sätze zu übersetzen, merken wir plötzlich:

„Manchmal merken wir erst beim Schreiben, ob wir etwas wirklich verstanden haben.“

Schreiben ist keine Ablage. Schreiben ist Verarbeitung.

Genau deshalb würde ich eine kurze Dokumentation nicht als letzten administrativen Schritt eines Meetings verstehen. Sie ist Teil des Denkprozesses. Denn Schreiben kann als Denkwerkzeug dabei helfen, Gedanken weiterzuentwickeln und den eigenen Denkprozess voranzubringen.
Schreiben zwingt uns zu etwas, das im Gespräch nicht immer notwendig ist:

Dabei passiert regelmäßig etwas Spannendes.
Man schreibt einen Gedanken auf – und währenddessen entsteht der nächste.
Ein Zusammenhang wird plötzlich deutlicher.
Eine offene Frage fällt auf.
Oder aus einem Nebensatz des Gesprächs entwickelt sich eine Idee, die während des Meetings noch gar nicht da war.
Das Schriftliche hält einen Gedanken also nicht nur fest.

Es kann ihn weiterentwickeln.

Die besten Gedanken entstehen manchmal fünf Minuten nach dem Meeting

Das kennen vermutlich viele.
Im Gespräch selbst kommt man auf eine gute Lösung. Man verabschiedet sich. Geht zurück an den Schreibtisch. Öffnet die Notizen und möchte eigentlich nur drei Punkte zusammenfassen.
Und plötzlich denkt man:

Genau dieser Moment ist interessant.
Denn das Gespräch hat einen Denkprozess angestoßen, der mit dem Ende des Meetings nicht automatisch beendet ist.
Eine kurze schriftliche Nachbereitung gibt diesem Prozess noch ein paar Minuten Raum.
Nicht selten entsteht dadurch genau der Gedanke, der im Gespräch gefehlt hat.

Vielleicht sollten wir Dokumentation deshalb weniger als Beweis dafür verstehen, was gewesen ist, sondern auch als Ausgangspunkt dafür, was als Nächstes entstehen kann.

Bitte kein Protokoll

Damit ist ausdrücklich nicht gemeint, aus jedem 30-Minuten-Gespräch einen dreiseitigen Verwaltungsakt zu machen.
Niemand braucht:

Das ist Dokumentation als Selbstzweck.
Interessant wird es dort, wo Schriftlichkeit Kommunikation unterstützt.
Vielleicht reichen nach einem Gespräch vier Punkte:

Das kann eine halbe Seite sein. Manchmal reichen fünf Sätze. Entscheidend ist nicht die Länge. Entscheidend ist, ob das Geschriebene dabei hilft, gemeinsame Wirklichkeit herzustellen.

Schlanke Dokumentation schafft einen gemeinsamen Referenzpunkt

Denn Kommunikation hat ein grundsätzliches Problem:
Was gesagt wurde und was verstanden wurde, sind nicht automatisch dasselbe.

Nach einem Gespräch gehen mehrere individuelle Erinnerungen auseinander. Eine kurze schriftliche Zusammenfassung schafft dagegen etwas, auf das alle zurückgreifen können. Nicht als unumstößliche Wahrheit. Sondern als gemeinsamer Arbeitsstand. Denn gerade am Ende eines Meetings lohnt es sich, noch einmal zu überprüfen, ob tatsächlich ein gemeinsames Verständnis über Ergebnisse und Beschlüsse entstanden ist.

Und genau deshalb darf eine gute Zusammenfassung auch eine Einladung sein:

Damit wird Dokumentation selbst wieder zu Kommunikation.
Sie schließt das Gespräch nicht ab. Sie überprüft, ob tatsächlich die Klarheit entstanden ist, von der wir gerade ausgehen.

Gute Vorbereitung funktioniert übrigens genauso

Der gleiche Effekt entsteht vor einem Gespräch.
Wer vor einem wichtigen Termin kurz aufschreibt:

kommt häufig mit einer anderen Klarheit ins Gespräch.
Nicht, weil alles schon feststeht. Sondern weil der eigene Reiter vorab ein bisschen Sortierarbeit leisten durfte.
Das Gespräch kann sich dann stärker mit den wirklich offenen Fragen beschäftigen, statt zunächst 30 Minuten herauszufinden, worüber eigentlich gesprochen werden soll.

Warum das eine Führungsfrage ist

Für Führung ist dieser Gedanke besonders relevant.
Denn ein großer Teil von Führung besteht aus Kommunikation.

Und genau dort können kleine Missverständnisse später ziemlich große Wirkung entfalten.
Deshalb ist die Frage nicht:

„Dokumentieren wir genug?“

Die interessantere Frage lautet:

„Haben wir nach wichtigen Gesprächen tatsächlich ein gemeinsames Verständnis davon, was jetzt gilt?“

Manchmal braucht es dafür kein neues Tool, keinen zusätzlichen Prozess und schon gar kein umfangreiches Protokoll.
Vielleicht braucht es nur jemanden, der sich nach dem Gespräch noch zehn Minuten Zeit nimmt und die entscheidenden Gedanken aufschreibt.

Schriftlichkeit darf leicht sein

Vielleicht liegt genau darin die eigentliche Kunst.
Dokumentation so schlank zu machen, dass Menschen sie tatsächlich lesen.
So klar, dass sie Orientierung schafft.
Und so offen, dass daraus weitere Gedanken entstehen dürfen.
Dann wird aus Dokumentation kein bürokratischer Akt. Sie wird zu einem kleinen Zwischenraum zwischen Gespräch und Handlung.

Ein Moment, in dem unser Reiter noch einmal sortieren darf, was unser Elefant längst als „alles klar“ abgespeichert hatte.
Und vielleicht entdecken wir dabei eine offene Frage.

Eine Verwechslung.
Oder eine Idee, auf die im Meeting noch niemand gekommen ist.

„Schreiben hält Gedanken nicht nur fest. Manchmal bringt es sie überhaupt erst weiter.“

Vielleicht lohnt sich deshalb nach dem nächsten wichtigen Gespräch eine ziemlich einfache Frage:

Was würden wir aufschreiben, wenn wir das Wesentliche in fünf Sätzen festhalten müssten?

Und vielleicht ist genau der sechste Satz der interessanteste.